序号	软件名称	版本号	主要用途	是否必须	备注
1	WPS2019（NP）	11023	流式文件编辑	是
2	数科OFD版式软件	V3.0	版式文件阅读	是
3	360企业安全浏览器	V13	电子签章	否	推荐使用
4	印章客户端	V4.0	电子签章	否	签章用户使用

系统功能介绍

首页

用户登录成功后，界面如下图所示：

系统首页

在首页中包含待办发文、待办收文、事项申请和资料共享四个板块，各板块下根据登录用户角色的不同，会有着不同的子栏目，首页各板块角色及栏目清单如下表所示：

表3-1.首页各板块角色及子栏目对应表

序号	栏目	用户角色	子栏目	说明
1	待办发文	单位领导	签发文件	领导待签发的发文
2		领导秘书	呈报文件	秘书待呈报给领导的发文
3		领导秘书	退回文件	领导退回给秘书的发文
4		文件管理员	部门文件管理员	文件管理员待办发文
5		核稿岗	核稿岗	核稿岗待办发文
6		核文岗	核文岗	核文岗待办发文
7		印制岗	印制岗	印制岗待办发文
8		排版岗	排版岗	排版岗待办发文
9		其他	普通用户	普通用户待办发文
10	待办收文	单位领导	阅批文件	领导待批阅的收文
11		领导秘书	呈报文件	秘书待呈报给领导的收文
12		领导秘书	退回文件	领导退回给秘书的收文
13		文件管理员	部门文件管理员	文件管理员待办收文
14		收文岗	收文岗	收文岗待办收文
15		收报岗	收报岗	收报岗待办收文
16		分批岗	分批岗	分批岗待办收文
17		拟办岗	拟办岗	拟办岗待办收文
18		其他	普通用户	普通用户待办收文
19	事项申请	/	/	事项申请类待办任务
20	资料共享	/	/	资料共享类推荐分享

在首页各板块下的子栏目中，点击文件标题可直接打开公文，便于快速审批或办理，如下图所示：

首页待办任务提示

打开首页待办任务

如需查看板块下某个子栏目的全部待办任务，可在板块下点击某个子栏目标签页，然后点击【更多>】，系统会自动跳转至相应的待办列表中，如下图所示：

查看普通用户更多待办

普通用户待办列表

在待办列表中，点击公文标题，可打开公文进行审批或办理，详见3.3.2待办发文章节。

个人事务

个人事务模块菜单结构

个人设置

所有用户均有该功能，该列表显示的是个人基本信息，通过该功能可以维护个人基本资料，如手机号码、工作座机和邮箱等，如下图所示：

个人设置

此处维护的工作座机会自动带入到发文稿纸的“电话”必填项中，信息完善之后，点击【保存】按钮，即可更新成功。

常用语字典

所有用户均有该功能，该列表显示的是个人常用语，通过该列表可以新建个人常用语，也可以修改或删除个人常用语，如下图所示：

8. 个人常用语列表

新增个人常用语

方式一： 通过常用语字典列表新增

在列表中点击【新增】按钮，在弹出页面中，输入常用语内容，填写常用语排序，如果有多个常用语的情况下，排序值将决定常用语的显示顺序（按排序值大小顺序排列），如果指定类型为“发文”，就意味着该常用语只有发文审批签署意见时才能看到，如果指定类型为“收文/收报”，就意味着该常用语只有收文/收报审批签署意见时才能看到，点击【保存】按钮，保存成功后，在列表中可以看到新增的常用语，同时在公文审批签署意见时也可以选到该常用语。

新增常用语

发文签署意见可选常用语

方式二： 签署意见时勾选添加到常用语

在公文审批签署意见时，填写签署意见信息，勾选中“添加到常用语”选项，保存签署意见后，该意见将同步添加到个人常用语字典中，再次签署意见时该意见将列入可选常用语，如下图所示：

发文签署意见同步添加到常用语

修改个人常用语

在列表中点击常用语内容，在弹出页面中可以修改常用语内容、排序和类型，修改完毕点击【保存】按钮，即可修改成功，常用语修改后，公文签署意见时可选到该修改后的常用语。

删除个人常用语

如果某个常用语不需要了，则在列表中勾选中需要删除的常用语，点击【删除】按钮，删除成功后，公文签署意见时该常用语将不再显示。

收藏夹

所有用户均有该功能，该列表显示的是个人收藏的收文文件，通过该功能可以为个人收藏的文件进行分类和置顶，如下图所示：

收藏夹

点击列表中的文件标题，可打开文件查看详情，被添加到该收藏夹的文件将不受归档影响，即便该文件已归档，也可以在该列表进行查看。

在列表左侧点击“添加收藏夹分类”，输入分类名称，移除鼠标光标即可创建成功，也可以在创建的分类下创建子分类，鼠标光标移动至某个收藏分类上，浮动显示新增、修改和删除图标，点击相应图标可新增子分类、删除和修改当前分类，如下图所示：

添加收藏分类

添加子分类

在列表中点击文件标题可以打开公文查看详情，在置顶列中点击“置顶”图标标识可将该文件置顶，置顶后的文件将列表在列表的最前面，如需取消置顶，则再次点击列表置顶列中的“取消置顶”图标标识，如下图所示：

收藏文件置顶

更改收藏分类

在列表中选中一个或多个需要更改收藏分类的文件，点击列表上方的【更改收藏分类】按钮，在弹出页面中选择收藏分类（或创建新的分类），点击【确定】按钮，即可完成收藏分类的更改，如下图所示:

更改收藏分类

取消收藏

在列表中选中一个或多个需要取消收藏的文件，点击列表上方的【取消收藏】按钮，在弹出的提示信息中点击【是】，即可完成取消收藏，被取消收藏的文件在该列表不再显示。

公文办理

公文办理模块菜单结构

发文拟稿

所有用户均有该功能，通过该功能可以草拟和发起各类发文，删除流程为未启动或被终止流程的公文，查看和查询个人发文记录和详情等。

登录系统后，点击左侧菜单【公文办理】→【发文拟稿】，进入发文拟稿列表，如下图所示：

发文拟稿列表

该列表中只可以看到自己拟稿的公文，点击文件标题可以打开公文查看详情，状态为“未启动”和“被终止”的公文可以提交流程。

在发文拟稿列表上方，提供了按文件标题关键字的默认查询条件，点击【高级查询】按钮，弹出页面提供了丰富的查询条件；

在发文拟稿列表上方，点击【列表过滤】按钮，在弹出的页面中，可通过勾选的方式来自定义显示的列，也可以通过拖拽上移或拖拽下移的方式自定义列的显示顺序。

如何起草一份公文？

第一步：填写发文稿纸

在发文拟稿列表上方点击【新增】按钮，在弹出的发文类别选择页面，按分类选择不同的文件类型，如下图所示：

发文类别--院级文件

发文类别--部门文件

点击相应发文类型名称即可打开发文稿纸，如下图所示：

发文稿纸

注：稿纸单元格中带灰色文字提示的信息为必填项。

稿纸信息填写完毕后，需要点击下方的【保存】按钮，保存之前系统会自动校验必填项，必填项校验通过后，稿纸信息才能保存成功。

在稿纸信息保存成功后，发文拟稿页面将显示出“定米审批”、“正文”、“附件”、“分发单位”和“基础信息”标签页，如下图所示：

保存发文稿纸

发文涉及的标签页及主要功能说明如下：
发文稿纸：该标签页为发文稿纸表单信息。
定米审批： 该标签页用于拟定公文米级。
正文： 该标签页用于编辑或查看公文正文。
附件： 该标签页用于补充上传或查看附件。
分发单位： 该标签页用于设定公文分发范围。
基础信息： 该标签页用于查看公文的基本信息。
意见信息： 该标签页用于查看审批意见信息。
查看流程： 该标签页用于查看流程图及处理详情。
流程日志： 该标签页用于跟踪流程日志。

第二步：拟定公文米级

在发文稿纸页面点击“定米审批”标签页，在该页面设置公文的拟定米级和保米期限，如下图所示：

定米审批标签页

点击定米依据单元格，在弹出页面中，可通过“选择定米依据”、“自定义定米依据”、“设为公开”、“设为n部”四种方式拟定公文米级。

（1）选择定米依据

在选择定米依据的列表中，特殊字体颜色标识的行为分类项，分类项不可以选择，点击分类项序号列中的折叠或展开标识，可将分类项展开或收起，便于按分类进行快速选择，同时也支持按事项名称关键字进行检索，如下图所示：

选择定米依据

（2）自定义定米依据

如若定米依据不在可选范围内，可以自行定义定米依据，如下图所示：

自定义定米依据

（2）设为公开

如若预拟定米级为“公开”，则直接点击“设为公开”即可。

（4）设为n部

如若预拟定米级为“n部”，则直接点击“设为n部”即可。

定米依据选择或自定义完毕后，点击【确定】按钮，系统将自动回写拟定米级和保米期限（多个定米依据，系统会自动取最高米级和最长保米期限），回写拟定米级和保米期限不能被手动修改，如需修改则需重新选择或定义定米依据，只有当拟定米级为秘米及以上米级时，需要填写“主要涉米内容”。

设定完毕后，点击页面下方的【保存】按钮，保存定米依据信息。

第三步：编写正文内容

定米依据保存成功后，系统将自动切换至“正文”标签页并自动打开当前公文类型预置的正文模板，正文红头部分已被设为只读，且不可编辑，正文内容部分可正常编写，且不受限制，如下图所示：

编写正文

正文内容编写完毕后，点击【保存】按钮，即可保存正文。

第四步：设置分发范围

正文保存成功后，需要对该公文的分发范围进行设置，分发范围将决定该公文成文后的电子文件传阅范围，系统预置的分发范围分类有：领导、本部部门、集团公司派驻单位和跨域单位（各单位可自定义分类），按需勾选即可。分发单位在分发单位预设范围之外的，请点击【新增外部单位】增加外部单位。

设置完毕后，点击【保存】按钮，如下图所示：

设置分发单位

第五步：补充公文附件

如果公文正文以外没有需要补充上传的附件，则可跳过该步骤。

如果公文正文以外有需要补充上传的附件，则点击“附件”标签页，在该页面点击【上传】按钮，在弹出的选择文件的窗口中选择单个或多个文件进行上传，上传的附件名称中必须包含米级标识，如“XX（公开）.doc”，且附件标识的米级不能高于定米依据中定义的最高米级，如下图所示：

上传公文附件

单个附件大小限制在20M以内，支持上传的附件类型包括
txt, md, doc, docx, wps, xls, xlsx, xlt, xlsm, et, ett, ppt, pptx, dps, dpt, pdf, bpm,
jpg, png, jpeg, gif, mp4, mpeg, flv, zip, rar, ofd, osr 等

附件相关的功能说明：

（1）附件排序

上传了多个附件的情况下，可以点击每个附件的操作列中点击【上移】、【下移】标识，调整附件的相对排序。

（2）附件删除

附件上传后，可在附件列表的操作列中点击【删除】标识，删除该附件。

（3）附件分发卡

系统支持将不同的附件分发给不同的单位，附件的分发范围由公文分发单位所勾选的范围而定。

在附件的操作列中点击【分发卡】标识，可为附件指定不同的分发范围。如不设置附件分发卡，则默认会分发给所有分发单位，也可以点击【一键分发】标识，显式指定分发给所有分发单位。

（4）查看附件

在附件列表的操作列中点击【查看】标识，可在线预览附件，支持在线预览的附件包括excel、word、txt等。

（5）下载附件

在附件列表的操作列中点击【下载】标识，可单独下载该附件，也可点击列表左上方的【全部下载】按钮，将所有已上传的附件打包下载下来。

第六步：启动发文流程

发文所涉及的必填项主要在发文稿纸、正文和分发单位三个标签页，公文拟稿完毕后，可在发文稿纸或正文标签页中点击【启动流程】按钮，在弹出界面选择流程节点和审批人员，点击【确认】按钮，完成流程提交。

选择流程节点及审批人

如何删除一份公文？

在发文拟稿列表中，选择单个或多个状态为“未启动”和“被终止”的记录，点击列表上方的【删除】按钮，可将其删除，且删除后不可恢复。

只有状态为“未启动”和“被终止”的记录的信息才可以被选中删除。

如何查看公文审批进度？

在发文拟稿列表中，查看当前节点和流程图，如下图所示：

发文拟稿列表中查看当前节点

点击文件标题，打开发文稿纸，在发文稿纸下方也可查看当前所处的审批节点信息，如下图所示：

发文稿纸中查看当前节点

点击“查看流程”标签页，即可预览流程进度，如下图所示：

流程图预览

在流程图中点击具体的流程节点，可查看流程处理详情，处理详情中黑色字体标识的用户为未处理用户，浅蓝色标识的用户为已处理用户，如下图所示：

流程节点处理详情

也可以在发文拟稿列表中，点击操作列中的【查看流程图】标识，在弹出页面查看流程进度。

如何查看公文审批意见？

在发文拟稿列表中，点击文件标题，打开发文稿纸，在发文稿纸中可见相关意见信息，也可以点击“意见信息”标签页，在意见信息列表中查看意见信息，如下图所示：

查看意见信息

待办发文

所有用户均有该功能，该列表只显示普通用户类的待办发文任务，即非院/所领导、领导秘书以及部门文件管理员和其他岗位用户之外的用户发文待办任务，与首页待办发文板块的普通用户栏目待办提示一致，如下图所示：

待办发文列表

在待办列表中，点击公文标题会打开并显示发文稿纸，如下图所示：

待办发文稿纸

页面上方为标签页，包括发文稿纸、定米审批、正文、附件、分发单位、基础信息、意见信息、办理信息、查看流程、流程日志等，点击相应页签可切换页面查看相关信息。

页面下方为审批操作栏，与审批操作相关的操作按钮均在此栏中，通常情况下包括进入下一步、签署意见、终止流程和返回等操作按钮，不同的审批节点、岗位及角色，审批按钮也不相同，切换不同的页签也会显示相应的操作按钮，比如切换到正文页签，可显示出保存正文、查看历史版本等操作按钮，操作栏最右侧显示的是当前流程所处的节点名称，切换页签也不会影响操作栏的显示，因此，在任何页签中均可以审批。

页面右侧为垂直滚动条，可上下滚动页面，查看公文内容。

审批页面页签介绍

定米审批标签页

点击“定米审批”页签，可查看定米审批信息，如下图所示：

定米审批页签

正文标签页

点击“正文”页签，可编辑和查看正文信息，正文中部分内容由系统从稿纸中自动带入（具体根据业务配置而定，如米级、缓急、文号、标题、主送、抄送、签发人等等），且为只读状态，通常情况下只有正文版心部分可自由编辑，正文编辑工具栏与WPS一致，正文修改后系统自动保留痕迹，在特定审批节点可接受修订，抹除痕迹，如下图所示：

待办发文正文

附件标签页

点击“附件”页签，可查看该公文的补充附件，页签上标示的数字为附件列表中附件总数量，只有支持在线预览的附件才有【查看】按钮，点击该按钮可在线查看附件内容，不支持在线预览的附件（如rar）没有查看按钮。

点击【分发卡】按钮，可查看该附件的分发范围（未指定分发范围的附件，默认分发范围为分发单位中勾选的所有单位），可点击【下载】按钮，下载至本地再进行查看。

待办发文附件

分发单位标签页

点击“分发单位”页签，可查看分发范围设置情况，勾选的单位相关的分组会默认展开，未涉及选中单位的分组默认为折叠状态，点击序号列中的折叠或展开标识，可将分类展开或收起，如下图所示：

待办发文分发单位

基础信息标签页

点击“基础信息”页签，可查看公文的创建人、创建部门、标题、模板类型和创建时间基本信息，如下图所示：

待办发文基础信息

意见信息标签页

点击“意见信息”页签，可查看该公文各个审批人的签署意见，页签上标示的数字为意见信息列表中意见总数量，如下图所示：

待办发文意见信息

在意见列表中，审批人自己可以在意见信息列表中点击【删除】标识，将自己已签署的意见删除。如需修改签署意见，可点击【修改】标识，在弹出窗口中修改自己签署的意见信息，也可以在下方操作栏中点击【签署意见】按钮，重新签署意见。

待办发文修改意见信息

待办发文重新签署意见

办理信息标签页

点击“办理信息”页签，可查看该公文审批任务详情，如下图所示：

待办发文办理信息

查看流程标签页

点击“查看流程”页签，可查看该公文审批流程图，流程节点黄色外框表示当前待审批状态，流程节点绿色外框表示审批已通过状态，如下图所示：

待办发文查看流程

点击流程图节点，可查看处理详情，如下图所示：

待办发文查看流程处理详情

流程日志标签页

点击“流程日志”页签，可查看该公文的流程驱动日志，如下图所示：

待办发文流程日志

审批操作按钮介绍

签署意见按钮

点击页面下方的【签署意见】按钮，在弹出的审批意见窗口中，可直接选择常用语或手工填写意见信息，如果签署意见为“同意”或“不同意”，可直接点击系统预置的“同意”或“不同意”选项。意见信息填写完毕后，点击【保存】按钮即可完成意见签署。如需将意见添加到常用语，则勾选中“添加到常用语”选项，再点击【保存】按钮。意见添加到常用语后，下次签署意见时可直接使用该常用语。如下图所示：

签署意见窗口

当前审批节点意见签署完毕后，如果流程提交到了下一节点，则无法修改意见，如果流程尚未提交到下一节点，可再次点击【签署意见】按钮，重新签署意见，重新签署的意见会覆盖自己在当前节点已签署的意见。也可以直接点击“意见信息”标签页，在意见信息列表修改或删除自己在当前审批节点签署的意见信息，详见3.2.2.1.6意见信息标签页章节。

进入下一步按钮

点击页面下方的【进入下一步】按钮，在弹出的任务办理窗口中选择流程节点和审批人，点击【确认】按钮，可将流程提交至下一个节点审批，如下图所示：

任务办理窗口

必须签署意见的审批节点，如果没有签署意见，在点击【进入下一步】按钮时，系统会提示“您还未签署意见，请填写后提交流程”，同时自动打开审批意见填写窗口，如下图所示：

签署意见校验提示

意见信息保存后，系统会自动弹出任务办理窗口，无需再次点击【进入下一步】按钮。流程提交成功后，页面中上位置会浮动提示“提交成功”，如下图所示：

流程提交成功提示

终止流程按钮

点击页面下方的【终止流程】按钮，在弹出的系统提示窗口点击【是】则流程即被终止，点击【否】则放弃终止流程，如下图所示：

终止流程提示

返回按钮

点击页面下方的【返回】按钮，关闭窗口，自动返回至打开公文的上一个页面。

已办发文

所有用户均有该功能，该列表显示的是普通用户已办发文记录，在列表中点击文件标题可以打开公文查看详情，在操作列中点击“查看流程图”可打开流程图，如下图所示：

已办发文列表

待办收文

所有用户均有该功能，该列表只显示普通用户类的待办收文任务，即非院/所领导、领导秘书以及部门文件管理员和其他岗位用户之外的用户收文待办任务，与首页待办收文板块的普通用户栏目待办提示一致，如下图所示：

待办收文列表

在待办列表中，点击公文标题会打开并显示收文阅办单，如下图所示：

待办收文阅办单

页面上方为标签页，包括阅办单、正文、附件、分发单位、基础信息、意见信息、办理信息、查看流程、流程日志等，其中正文标签页只有n部收文和跨域来文有此标签页，点击相应页签可切换页面查看相关信息。

页面下方为审批操作栏，与审批操作相关的操作按钮均在此栏中，通常情况下包括进入下一步、签署意见、文件传阅和返回等操作按钮，不同的审批节点、岗位及角色，审批按钮也不相同，切换不同的页签也会显示相应的操作按钮，操作栏最右侧显示的是当前流程所处的节点名称，切换页签也不会影响操作栏的显示，因此，在任何页签中均可以审批。

页面右侧为垂直滚动条，可上下滚动页面，查看公文内容。

审批页面标页签介绍